Gedrag en integriteit

Integriteits- en fraudebeleid

In het kader van haar integriteitsbeleid beschikt HVC over voorzieningen waar werknemers gehoord kunnen worden. Er is een Klachtencommissie, waaraan werknemers klachten over rechtspositionele zaken kunnen voorleggen, alsmede een klokkenluidersregeling, voor het melden en onderzoeken van vermoedens van misstanden of onregelmatigheden. In dat kader is een Vertrouwenscommissie ingesteld. Daarnaast zijn er voor medewerkers in- en externe vertrouwenspersonen beschikbaar. In het verslagjaar is één klacht aan de Klachtencommissie voorgelegd en zijn er geen zaken aan de Vertrouwenscommissie voorgelegd. 

HVC heeft met ondersteuning van de afdeling risicomanagement & verzekeringen HVC-breed de fraude risico's in beeld gebracht en gewaardeerd op kans en impact; dit is in feite een voortdurend proces waarbij het bewustzijn omtrent frauderisico's steeds verder verbetert. Waar nodig worden frauderisico's ook in de operatie besproken en jaarlijks vindt een fraudedialoog plaats tussen de directie en de Auditcommissie, waarbij verbeterpunten worden doorgenomen.

Naleving wet- en regelgeving

HVC heeft bij haar bedrijfsvoering te maken met vele soorten regelgeving, zoals aanbestedingsrecht, jaarrekeningenrecht, energierecht, consumentenrecht, fiscaal recht, financieel recht (burgerparticipaties), de AVG en het omgevingsrecht. HVC ziet naleving van deze regelgeving als haar ‘licence to operate’ en vanuit de afdelingen Juridische Zaken, Financiën, Risico Management en Team KAM/Veiligheid wordt ondersteuning verleend om de compliance met deze wet- en regelgeving te helpen borgen. Ontwikkelingen in nieuwe wetgeving en jurisprudentie, zoals bij de Warmtewet en in het omgevingsrecht worden zorgvuldig bijgehouden; de gevolgen ervan worden binnen de organisatie besproken en geïmplementeerd.

Corporate goverance code

Als nutsbedrijf met een maatschappelijke rol en met overheden als enige aandeel- houders onderschrijft HVC het belang van openheid en transparantie. Hoewel HVC geen beursgenoteerde onderneming is, past HVC de Nederlandse Corporate Governance Code 2025 (‘Code’) vrijwillig toe. Niet alle bepalingen van de code zijn op HVC van toepassing of worden door HVC toegepast, zoals die betrekking hebben op beursgenoteerde ondernemingen en/of een one-tier bestuursstructuur. De directie streeft naar de continuïteit van de onderneming en naar het met de vennootschap en verbonden onderneming realiseren van duurzame lange termijn waardecreatie, zoals ook in de code als uitgangspunt wordt genomen.

Milieurecht

Naleving van het omgevingsrecht wordt nauwlettend opgevolgd op de diverse locaties van alle business units. Voor vele activiteiten van HVC worden milieuvergunningen aangevraagd en de naleving daarvan luistert nauw. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vergunningen voor de AEC’s, de SVI, de ABS'sen, en natuurlijk ook de vergunningen voor onze nieuwe boor- en exploitatieactiviteiten van de geothermieputten.

Aanbestedingsplicht

Als aanbestedende dienst heeft HVC veel te maken met aanbestedingsrecht voor haar inkooptrajecten. Na eerder in nauw onderling overleg tussen de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken de processen rondom inkooptrajecten binnen de organisatie efficiënter te hebben ingericht, is hier in 2025 een verdiepingsslag op gemaakt door het proces nader vorm te geven. Hierdoor wordt de aanbestedingsprocedure al in het begin van het inkoopproces overwogen met ruggenspraak van de betrokken BU en afdelingen en is de naleving beter geborgd. Voorts zijn in het verslagjaar workshops gehouden om de kennis van deze processen en het bewustzijn van het aanbestedingsrecht te verbeteren. Ook zijn de modellen nagelopen en toegelicht aan betrokken medewerkers. Dit is een continu proces dat ook in 2026 zal worden voortgezet.

Energierecht

HVC Energie heeft de kleinverbruikersklanten voor elektriciteit en gas per 1 januari 2024 overgedragen aan een derde partij en daarmee zijn de compliance verplichtingen voor deze klanten overgegaan op deze partij. Wel geldt voor HVC nog de naleving van de warmteregelgeving voor de levering van warmte aan woningcorporaties en andere particuliere (klein- en groot-) verbruikers die op ons net zijn aangesloten. Zij beschikt over de daarvoor noodzakelijke leveringsvergunning warmte. 

HVC is als lid van Energie Nederland betrokken bij het opstellen van nieuwe algemene voorwaarden. Dit proces is opgestart in 2025 in anticipatie van de Wet Collectieve Warmte die per 1 januari 2026 van kracht is geworden. Het opstellen van de nieuwe algemene voorwaarden zal in 2026 zijn voltooiing krijgen.

AVG en ISO 27001

In 2025 is de business unit Inzameling opnieuw gecertificeerd voor ISO-norm 27001. Tevens heeft er een herijking plaatsgevonden van de Data Protection Impact Assessment (DPIA) bij Inzameling. Ook op andere activiteiten is overwogen of een DPIA uitgevoerd moest worden.

Het verwerkingenregister is op alle onderdelen opnieuw doorlopen en waar nodig aangevuld. De meldingen van datalekken worden opgevolgd in nauw overleg met de directie, conform de procedure “melding Datalekken” die daarvoor geldt binnen HVC. Er zijn in 2025 geen datalekken geweest die gemeld moesten worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ieder datalek, ongeacht de omvang en ernst, wordt geregistreerd in het HVC-datalekkenregister.

In 2025 hebben geselecteerde medewerkers de AI-training gevolgd en is er een HVC-AI-protocol opgesteld. Tot slot is er in oktober 2025 een nieuwe Functionaris Gegevensbescherming aangetreden.